Hieronder een overzicht van de notulenboeken die in het Gemeente Archief zijn opgenomen: Kerkenraad: van 1840 tot 1986 (14 boeken, compleet)
- Diaconie: van 1896 tot 2003 (5 boeken, compleet)
- Commissie van Beheer: van 1974 tot 1984 ( 1 boek,?)
- Mannenvereniging: van 1947 tot 1984 (4 boeken, compleet)
- Vrouwenvereniging: van 1946 tot 1992 (6 boeken, compleet)
- Jongelingsvereniging: van 1931 tot 1963 (7 boeken, compleet)
- Meisjesvereniging: van 1947 tot 1963 (3 boeken, compleet)
- J.V. van 1963 tot 1990 (4 boeken, wat ontbreekt vanaf 1990??)
- Meisjesclub: van 1951 tot 1974 (2 boeken, afwezig: 1974 tot 1981, van 1981 tot 1991 en vanaf 1991?)
- Jongensclub: van 1951 tot 1979 (5 boeken, waarschijnlijk compleet) van 1984 tot 1985.
Hoe aanleveren: Sinds een aantal jaren worden er vrijwel geen notulenboeken meer gebruikt. Notulen van vergaderingen worden tegenwoordig per computer getypt en via een “uitdraai” op schrift gesteld, voor de leden- en ook voor opslag in het archief. Naast veel voordelen hebben deze losse bladen nogal wat nadelen. Ten eerste is het papier van minder goede kwaliteit en de benodigde opslagruimte voor een losbladig systeem is veel groter. Archieven raken mede daardoor overvol. Daarom de notulen altijd tweezijdig afdrukken, elke vergadering liefst op één blad. Dat scheelt ruimte. Notulen altijd ondertekend inleveren bij de archiefbeheerder, eventueel aangevuld met een besluitenlijst en belangrijke bijdragen waarnaar in de notulen wordt verwezen. Bewaar een tweede exemplaar met evt. aantekeningen enz. voor uw eigen naslag en informatie.
Belangrijk: Gebruik voor bewaargeving in een archief geen nietjes en paperclips van metaal, na verloop van tijd gaan deze roesten en beschadigen het papier. -Sla de stukken bijv. op in zuurvrije plastic hoezen, gebundeld per vergadering en verder per jaar, dit voor een gemakkelijke opname in het kerkarchief.
Dringend verzoek om aan het begin van elk kalenderjaar de stukken overdragen aan de archiefbeheerder. De archiefbeheerder geeft periodiek de verzamelde stukken af bij het gemeentearchief in Damwâld. Deze stukken worden gebundeld verzameld in speciale archiefdozen (die aldaar verkrijgbaar zijn). Ordners worden geweigerd omdat metaaldelen vaak gaan roesten. Van elke aanvullende bewaargeving houdt de beheerder nauwkeurig bij welke stukken het betreft. In drievoud, een exemplaar voor .het gemeentearchief in Damwâld, ons eigen archief, (in de archiefkast ligt ter inzage een map “Afgegeven aan gemeentearchief”) eigen, persoonlijke informatie.
Joukje Hamersma
Archiefbeheer Gereformeerde Kerk Driezum-Walterswâld
archiefbeheer@gereformeerdekerkdriesumca.nl
